Banca d'Italia: Nota di chiarimenti in materia di organizzazione e governo societario delle banche

Posted by Cristina Cellucci on Gio, 26/02/2009 - 08:48 in

Banca d'Italia

Il 25-02-2009 la Banca d'Italia ha reso noto una serie di "Chiarimenti in materia di Governance" (pdf, 9 pp, 149 K) in relazione alla scadenza del 30 giugno 2009 per l'attuazione delle nuove "Disposizioni di vigilanza in materia di organizzazione e governo societario delle banche" (pdf, 575 K, 16 pp), disposizioni di cui abbiamo parlato in questo articolo.
La nota di Banca d'Italia fornisce "chiarimenti di carattere operativo che non modificano il contenuto precettivo delle Disposizioni, ma sono volti ad agevolarne una corretta applicazione da parte delle banche e dei gruppi bancari".
I "Chiarimenti in materia di Governance" sono firmati per delegazione del Direttorio da A. Enria e S. Mieli. Nel seguito i "chiarimenti" sono riorganizzati in forma di FAQ (Frequent Asked Question). Il testo ufficiale rimane, ovviamente, quello di Banca d'Italia.

I quesiti

Tempi e modalità di recepimento delle "Disposizioni"
- Il termine di applicazione della normativa del 30.06.09 può essere essere prorogato?
- Le eventuali modifiche statutarie connesse con l’applicazione delle "Disposizioni" possono essere considerate come un "mero adeguamento a disposizioni normative" e conseguentemente essere adottate senza passare per il vaglio dell’assemblea straordinaria, ai sensi dell’art. 2365, 2° comma c.c.?
- Quali sono le modalità di recepimento delle "Disposizioni"?
Partecipazione dei soci in assemblea e rappresentanza negli organi aziendali
- Sono disponibili "indicazioni applicative" circa le modalità per assicurare una adeguata rappresentanza negli organi aziendali delle diverse componenti della base sociale e per agevolare una significativa partecipazione dei soci all’assemblea?
Ambito di applicazione delle "Disposizioni"
- È possibile avere chiarimenti in ordine all’applicabilità delle "Disposizioni" alle componenti estere dei gruppi bancari?
Progetto di governo societario: ruolo dell’assemblea, tempi di redazione e progetto di gruppo
- È possibile avere chiarimenti in ordine al ruolo dell’assemblea nell’iter di approvazione del progetto di governo societario?
- È possibile avere chiarimenti in ordine ai tempi per la redazione del progetto?
- È possibile avere chiarimenti in ordine ai contenuti del progetto a livello di gruppo?
Composizione degli organi sociali: professionalità, indipendenza, esecutività
- È possibile chiarire se debbano essere previsti in statuto requisiti di professionalità degli amministratori ulteriori e diversi rispetto a quelli stabiliti dal DM ex art. 26 TUB?
- Quali devono essere i requisiti di indipendenza a cui fare riferimento e a quanti esponenti vadano riferiti?
- Cosa si intende per esecutività dei componenti, anche ai fini della disciplina della composizione del consiglio di gestione?
Ruolo del presidente del consiglio di amministrazione
- È possibile precisare se sia coerente con le "Disposizioni" affidare al presidente del consiglio di amministrazione anche il compito di presiedere il comitato esecutivo?
Meccanismi di remunerazione e di incentivazione
- Quale deve essere il contenuto dell’informativa da rendere all’assemblea in ordine ai meccanismi di remunerazione e incentivazione?
Criterio di proporzionalità
- Si possono individuare indici di complessità (dimensionale, operativa, organizzativa) che agevolino l’applicazione delle "Disposizioni" secondo il criterio di proporzionalità?

1. Tempi e modalità di recepimento delle "Disposizioni"

Il termine di applicazione della normativa del 30.06.09 può essere essere prorogato?

L’assetto organizzativo e di governo societario delle banche e dei gruppi bancari dovrà essere adeguato alle Disposizioni entro il termine del 30.06.2009. La Vigilanza si attende che tutte le banche, sulla base di un’approfondita autovalutazione, realizzino tempestivamente le iniziative a tal fine necessarie; entro la predetta data dovrà essere completato anche l’iter civilistico di approvazione delle modifiche statutarie eventualmente necessarie per conformarsi alle Disposizioni.

Le eventuali modifiche statutarie connesse con l’applicazione delle "Disposizioni" possono essere considerate come un "mero adeguamento a disposizioni normative" e conseguentemente essere adottate senza passare per il vaglio dell’assemblea straordinaria, ai sensi dell’art. 2365, 2° comma c.c.?

Relativamente alla possibilità di far adottare dall’organo amministrativo le deliberazioni concernenti gli adeguamenti dello statuto a disposizioni normative, si fa presente che esula dalle competenze di questo Istituto l’analisi dei profili di natura civilistica delle modifiche statutarie. Le banche dovranno valutare con attenzione la possibilità di ricorrere a tale procedura nel caso di modifiche statutarie che implichino scelte significative sui propri assetti organizzativi e di governance.

Quali sono le modalità di recepimento delle "Disposizioni"?

L’ adeguamento degli assetti organizzativi e di governo alle Disposizioni può essere realizzato mediante la modifica di previsioni dello statuto (1), la modifica/adozione di regolamenti, l’assunzione di delibere di organi sociali. In via generale, l’individuazione nel concreto delle modalità da adottare, ove queste non siano espressamente indicate dalle Disposizioni, è rimessa all’autonomia degli intermediari. Fermo restando che lo statuto deve disciplinare le linee fondamentali dell’organizzazione societaria (2), tutti gli altri aspetti rilevanti dovranno essere formalizzati in regolamenti interni o in delibere degli organi aziendali, in modo da assicurare, nel continuo, adeguata chiarezza ed evidenza alle soluzioni adottate.

Nota 1) Si richiama altresì l’esigenza di eliminare o adeguare le previsioni statutarie che siano in contrasto con le Disposizioni anche quando siano di fatto non attivate.

Nota 2) Oltre ai profili espressamente richiesti dalle Disposizioni (composizione degli organi sociali, poteri attribuiti agli stessi, modalità di nomina e di revoca dei relativi componenti, ecc.) si richiama la necessità di disciplinare statutariamente la definizione dei requisiti di indipendenza.

2. Partecipazione dei soci in assemblea e rappresentanza negli organi aziendali

Sono disponibili "indicazioni applicative" circa le modalità per assicurare una adeguata rappresentanza negli organi aziendali delle diverse componenti della base sociale e per agevolare una significativa partecipazione dei soci all’assemblea?

Sul punto le banche devono condurre una specifica valutazione in ordine al pieno rispetto di tali disposizioni, dandone conto nell’eventuale istanza di modifica dello statuto e in ogni caso nell’ambito del progetto di governo societario. A titolo di esempio possono rilevare:

l’utilizzo del voto di lista, la previsione statutaria che riserva a una o più categorie di soci la nomina di uno o più amministratori (art. 2542, cod. civ.);
un ampliamento delle possibilità di delega in assemblea (nel rispetto di quanto previsto dagli artt. 2372 e 2539 del codice civile), la possibilità di esprimere il voto in assemblea a distanza attraverso idonei mezzi, la previsione di assemblee separate di cui all’art. 2540, comma 1 del codice civile.

3. Ambito di applicazione delle "Disposizioni"

È possibile avere chiarimenti in ordine all’applicabilità delle "Disposizioni" alle componenti estere dei gruppi bancari?

Le Disposizioni relative al gruppo bancario e, più specificamente, ai rapporti tra la capogruppo e le sue controllate (3) devono intendersi riferite, laddove non in contrasto con le normative locali, anche alle componenti estere del gruppo.
Al fine di assicurare unitarietà alle politiche di gruppo ci si attende, inoltre, che i principi della disciplina in tema di remunerazione e incentivazione trovino applicazione anche presso le controllate estere, sempre che siano compatibili con il quadro normativo dei Paesi interessati.

Nota 3) Ci si riferisce, oltre alle previsioni relative al progetto di governo societario di cui al par. 4 della presente lettera, alle seguenti:

la capogruppo assicura attraverso l’attività di direzione e coordinamento la coerenza complessiva dell’assetto del gruppo, avuto riguardo soprattutto all’esigenza di stabilire adeguate modalità di raccordo tra gli organi, le strutture e le funzioni aziendali delle diverse componenti del gruppo, in special modo quelle con funzioni di controllo (cfr. Disposizioni, Premessa);
l’organo di controllo della capogruppo deve operare in stretto raccordo con i corrispondenti organi delle controllate (cfr. Disposizioni, Par. 2.2, Linee applicative, lett. b);
i componenti l’organo di controllo non possono assumere cariche in organi diversi da quelli di controllo presso altre società del gruppo o del conglomerato finanziario (cfr. Disposizioni, Par. 2.2, Linee applicative, lett. e);
in occasione della nomina di esponenti aziendali devono essere accertati e valutati il numero di incarichi, avendo attenzione a quelli che richiedono maggiore coinvolgimento nell’ordinaria attività aziendale (cfr. Disposizioni, Par. 3, Linee applicative, lett. b).

4. Progetto di governo societario: ruolo dell’assemblea, tempi di redazione e progetto di gruppo

È possibile avere chiarimenti in ordine al ruolo dell’assemblea nell’iter di approvazione del progetto di governo societario?

Le Disposizioni non richiedono che il progetto di governo sia approvato dall’assemblea dei soci. In caso di cambiamento di modello di amministrazione e controllo o di altre modifiche statutarie di particolare rilevanza può comunque essere opportuno che l’organo competente porti il progetto o i suoi contenuti salienti a conoscenza dell’assemblea, al fine di renderla pienamente edotta della portata delle delibere che è chiamata a valutare ed approvare.

È possibile avere chiarimenti in ordine ai tempi per la redazione del progetto?

Con riferimento ai tempi per l’adozione del progetto si conferma quanto segue: o le banche sono tenute a redigere il progetto di governo societario entro il termine del 30 giugno 2009;
o la redazione del progetto di governo societario e il suo invio alla Banca d’Italia vanno, invece, effettuate prima della suddetta data nei casi di costituzione di una banca e di cambiamento del sistema di governo societario (ad es. passaggio da tradizionale a dualistico), in quanto il progetto stesso deve essere allegato alle relative istanze di autorizzazione/accertamento ex artt. 14 e 56 TUB.

È possibile avere chiarimenti in ordine ai contenuti del progetto a livello di gruppo?

Il progetto di governo societario della società capogruppo deve fornire un’adeguata rappresentazione e motivazione delle modalità di raccordo tra gli organi e le funzioni aziendali delle diverse componenti del gruppo, con specifica attenzione ai profili relativi al sistema di governo e controllo (poteri degli organi, flussi informativi, gestione dei rischi, etc.). In particolare, nel redigere il progetto di governo a livello consolidato la capogruppo deve dare conto degli assetti organizzativi adottati da tutte le società controllate, ivi incluse quelle estere, graduando la profondità dell’analisi secondo criteri di proporzionalità (es. significatività della controllata per rischiosità o profili dimensionali). Quando nel gruppo siano presenti entità estere significative con differenti sistemi organizzativi e di governo, la capogruppo deve evidenziare nel proprio progetto le misure adottate per garantire una governance di gruppo unitaria ed efficiente.

5. Composizione degli organi sociali: professionalità, indipendenza, esecutività

È possibile chiarire se debbano essere previsti in statuto requisiti di professionalità degli amministratori ulteriori e diversi rispetto a quelli stabiliti dal DM ex art. 26 TUB?

Le previsioni del paragrafo 3 delle Disposizioni implicano un’autovalutazione, nel continuo, da parte degli organi aziendali in ordine alle esigenze di professionalità, anche in termini di tipologia e varietà di competenze ed esperienze, richieste dalle strategie perseguite e dal contesto in cui la banca opera. Tale valutazione investe l’organo nel suo complesso e non incide sull’idoneità alla nomina dei singoli esponenti, in ordine alla quale sono da considerarsi vincolanti esclusivamente i requisiti stabiliti ai sensi dell’art. 26 TUB.

Quali devono essere i requisiti di indipendenza a cui fare riferimento e a quanti esponenti vadano riferiti?

Fino all’adozione del regolamento del Ministro dell’economia e delle finanze ai sensi dell’art. 26 TUB, le banche - oltre a rispettare le disposizioni di legge in materia di requisiti di indipendenza eventualmente applicabili - dovranno indicare nel proprio statuto la definizione di indipendenza che intendono applicare (ad es. potranno essere utilizzate le definizioni contenute nel codice di autodisciplina delle società quotate o in altre fonti di autoregolamentazione) nonché il numero di componenti ai quali essa debba essere riferita.

Cosa si intende per esecutività dei componenti, anche ai fini della disciplina della composizione del consiglio di gestione?

Le Disposizioni definiscono come componenti non esecutivi coloro che non sono membri del comitato esecutivo, non siano destinatari di deleghe e non svolgano, neppure di fatto, funzioni attinenti alla gestione dell’impresa; la predetta definizione consente di individuare a contrario anche i componenti esecutivi. A fini esemplificativi, sono da considerarsi esecutivi anche i consiglieri che rivestono incarichi direttivi nella banca o in società controllate ovvero hanno l’incarico di sovrintendere ad aree determinate della gestione aziendale, assicurando l’assidua presenza in azienda, acquisendo informazioni dalle relative strutture operative, partecipando a comitati manageriali e riferendo all’organo collegiale sull’attività svolta.

6. Ruolo del presidente del consiglio di amministrazione

È possibile precisare se sia coerente con le "Disposizioni" affidare al presidente del consiglio di amministrazione anche il compito di presiedere il comitato esecutivo?

La partecipazione del presidente del consiglio di amministrazione al comitato esecutivo (in qualità di presidente del medesimo e a condizione che non gli sia attribuito, in caso di parità, voto decisivo) non configura di per sé un coinvolgimento in compiti di gestione nè l’attribuzione di un ruolo esecutivo. In particolare, quando nel comitato esecutivo è presente l’amministratore delegato, cui sono attribuiti pregnanti poteri sulla gestione aziendale (4) nonché sull’azione del comitato medesimo (es. potere di proposta) la partecipazione del presidente può rappresentare un utile correttivo organizzativo. Attraverso tale partecipazione può, infatti, attenuarsi il rischio di un’eccessiva concentrazione di potere in capo all’amministratore delegato ovvero di una cesura tra la funzione di gestione e quella di supervisione strategica, che priverebbe di fatto quest’ultima della possibilità di acquisire dirette informazioni sull’attività del comitato esecutivo.
Una situazione analoga si può verificare laddove il direttore generale abbia un ruolo di rilievo nella gestione sociale e un potere di impulso per l’attività del comitato esecutivo (ad esempio attraverso il potere di proposta per le relative deliberazioni); anche in tali ipotesi il presidente del consiglio di amministrazione potrà far parte del comitato esecutivo.
Nelle richiamate circostanze la partecipazione del presidente al comitato esecutivo dovrà trovare adeguata motivazione nell’ambito del progetto di governo societario. Sono in ogni caso in contrasto con le Disposizioni soluzioni che vedano il presidente del consiglio di amministrazione rivestire anche la carica di amministratore delegato.

Nota 4) Tale circostanza si verifica quando, per effetto di previsioni statutarie ovvero per le modalità di distribuzione delle deleghe tra organi delegati, il compito di curare l’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile sia affidato in via prevalente all’amministratore delegato.

7. Meccanismi di remunerazione e di incentivazione

Quale deve essere il contenuto dell’informativa da rendere all’assemblea in ordine ai meccanismi di remunerazione e incentivazione?

L’approvazione delle politiche di retribuzione da parte dell’assemblea è essenzialmente volta ad accrescere il grado di consapevolezza e il monitoraggio degli azionisti in merito ai costi complessivi, ai benefici e ai rischi del sistema di remunerazione e incentivazione prescelto. È opportuno, pertanto, che l’informativa ai soci – da fornire in modo disaggregato per ruoli e funzioni (5) - indichi distintamente la rilevanza della componente fissa e di quella variabile, la ripartizione tra compensi basati su strumenti finanziari e premi monetari collegati alle performance, il trattamento previsto in caso di scioglimento del rapporto.
Inoltre l’informativa deve essere idonea a fornire all’organo assembleare una chiara ed efficace rappresentazione di:

ragioni e finalità che la banca persegue con la politica retributiva;
criteri prescelti nella definizione delle politiche remunerative, con particolare riguardo all’equilibrio tra componente fissa e variabile nonché al collegamento del compenso con il livello di rischio e l’effettività e stabilità dei risultati (6);
parametri utilizzati per il calcolo delle componenti variabili, elementi essenziali che li compongono e eventuali fonti di reperimento dei medesimi; iv) iter seguito nell’elaborazione delle politiche di remunerazione (es. coinvolgimento di comitati interni all’organo di supervisione strategica, di eventuali consulenti esterni);
tipologia e impatto delle eventuali modificazioni rispetto alle politiche già approvate (7).

L’informativa ex post sull’attuazione delle politiche remunerative sarà prevalentemente di tipo quantitativo. Essa è volta a informare l’assemblea in merito alle effettive modalità di applicazione delle politiche di remunerazione, con particolare riguardo alle componenti variabili, e soprattutto a evidenziarne la coerenza con gli indirizzi e gli obiettivi definiti. Può essere opportuno fornire informazioni di tipo statistico sull’evoluzione delle dinamiche retributive, anche rispetto al trend del settore.

Nota 5) Ad esempio: organi delegati, amministratori con particolari incarichi, altri amministratori, top management, organi con funzioni di controllo, responsabili delle funzioni di controllo interno e dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari, dipendenti, collaboratori non legati alla società o al gruppo da rapporti di lavoro subordinato. Ove significative, andranno fornite informazioni distinte per area di business (es: finanza, credito).

Nota 6) Per quanto riguarda l’effettività e la stabilità dei risultati rilevano a titolo esemplificativo: il riferimento a profitti al netto delle componenti valutative; l’utilizzo di periodi di tempo congrui a verificare la stabilità dei risultati conseguiti (ad es. più esercizi) attesi anche gli obiettivi e gli orizzonti della pianificazione strategica; il differimento temporale nella corresponsione dei compensi e nell’esercizio di diritti di opzione. Gli schemi di incentivazione dovrebbero includere almeno una componente che rifletta i risultati complessivi della banca o del gruppo di appartenenza; potranno essere tenuti in considerazione anche aspetti qualitativi della gestione, quali, ad esempio, la customer satisfaction.

Nota 7) Al fine di accrescere il grado di consapevolezza dell’organo assembleare, può essere opportuno corredare l’informativa sopra indicata anche con riferimenti di tipo comparato sulle prassi di mercato o in essere presso operatori con caratteristiche analoghe.

8. Criterio di proporzionalità

Si possono individuare indici di complessità (dimensionale, operativa, organizzativa) che agevolino l’applicazione delle "Disposizioni" secondo il criterio di proporzionalità?

Concorrono a definire il grado di complessità delle banche i seguenti profili:

dimensione degli attivi (a titolo indicativo, si presume che le banche appartenenti alla “classe 3”, come definita nella Circolare della Banca d’Italia n. 263 del 27.12.2006 (8), siano da considerarsi tra quelle di minore dimensione e complessità operativa/organizzativa);
tipologia di attività svolta (ad esempio, le banche operanti in determinati settori di attività, come quello della gestione del risparmio o della negoziazione per conto proprio o in conto terzi, potrebbero configurare ipotesi di complessità operativa/organizzativa);
struttura proprietaria dell’intermediario (il controllo totalitario da parte di un intermediario estero potrebbe, in talune circostanze, configurare condizioni di limitata complessità operativa/organizzativa; strutture proprietarie caratterizzate dalla presenza di rilevanti interessi di minoranza potrebbero, invece, richiedere l’adozione di assetti di governance complessi dal punto di vista operativo/ organizzativo);
quotazione su mercati regolamentati (la quotazione di strumenti finanziari emessi, avuto presente il vaglio esercitato dagli investitori, potrebbe rendere necessaria l’adozione di assetti di governance tali da configurare condizioni di complessità operativa/organizzativa);
appartenenza ad un gruppo bancario (banche facenti parte di gruppi, operative in comparti finanziari tradizionali e che ricorrono ai servizi offerti dalla capogruppo o da altre componenti il gruppo, potrebbero essere caratterizzate da un limitato grado di complessità operativa/organizzativa);
appartenenza ad un network operativo (l’utilizzo di servizi e infrastrutture offerte da organismi di categoria potrebbe configurare condizioni di limitata complessità operativa/organizzativa).

Nota 8) Cfr, Tit. III, cap. 1, sez. 2, par. 2 .