Banca d'Italia: "Chiarimenti sulle disposizioni in materia di organizzazione e controlli antiriciclaggio" (11 luglio 2011)

L'11 luglio 2011 la Banca d'Italia ha pubblicato una nota di "chiarimenti" in relazione alle disposizioni del 10 marzo 2011 "in materia di organizzazione, procedure e controlli interni che gli intermediari bancari e finanziari". Il testo dei chiarimenti è disponibile in formato pdf, (120 K, 4 pp.) sul sito di Bankit. Di seguito il testo integrale dei "chiarimenti"; in sintesi:

  • il responsabile può essere inserito nell'area legale, anche laddove a tale area siano assegnati compiti che implichino il contatto con la clientela (es. gestione del contenzioso), ferma restando la necessità che la posizione dallo stesso ricoperta sia tale da conferire autorevolezza al soggetto incaricato della funzione antiriciclaggio. Nel caso si opti per siffatta soluzione organizzativa, andranno adottati gli opportuni presidi volti ad assicurare la separazione della funzione in questione rispetto alle attività che richiedono l'applicazione della normativa antiriciclaggio (es. collocazione del responsabile al di fuori delle strutture a contatto con la clientela, esclusività dell'incarico di responsabile della funzione antiriciclaggio, ecc.);
  • in caso di esternalizzazione si precisa che, anche in caso di outsourcing della funzione, il responsabile antiriciclaggio interno deve essere in possesso degli specifici requisiti di indipendenza, autorevolezza e professionalità previsti dal Capitolo 2, Sezione I, paragrafo 3 del Provvedimento;
  • sul delegato alla segnalazione delle operazioni sospette le disposizioni non escludono che, in caso di gruppi o intermediari di rilevanti dimensioni, possano essere designati più delegati (in numero comunque contenuto), ciascuno competente, ad esempio, in relazione ad una determinata area geografica ovvero tipologia di prodotto o servizio offerto purché siano rispettate specifiche condizioni (indicate nel testo);
  • sulle "società fiduciarie" si conferma che il Provvedimento del 10 marzo trova applicazione nei confronti di entrambe le tipologie di fiduciarie: quelle disciplinate dalla legge n. 1966 del 1939 e quelle che, al ricorrere di taluni requisiti, potranno iscriversi in una sezione separata dell'Albo di cui all'art. 106 TUB, con conseguente vigilanza della Banca d'Italia (art. 199, comma 2 TUF).

Testo integrale dei "Chiarimenti sulle disposizioni in materia di organizzazione e controlli antiriciclaggio" (11 luglio 2011)

Il 10 marzo u.s. sono state emanate le disposizioni in materia di organizzazione, procedure e controlli interni che gli intermediari bancari e finanziari devono adottare a fini di prevenzione e contrasto del riciclaggio e del finanziamento al terrorismo.

In relazione alle richieste di chiarimento pervenute, si precisa quanto segue.

Responsabile antiriciclaggio

Le ridette disposizioni prevedono che il responsabile antiriciclaggio debba essere in possesso di adeguati requisiti di indipendenza, autorevolezza e professionalità, analoghi a quelli previsti per i responsabili delle altre funzioni di controllo e, in particolare, per il responsabile della compliance.
A tal fine, nel solco di quanto stabilito per la funzione di conformità, le norme richiedono che il responsabile non debba avere responsabilità dirette di aree operative né essere gerarchicamente dipendente da soggetti responsabili di dette aree; in tale contesto, è espressamente consentita l'attribuzione dell'incarico al responsabile della funzione di compliance ovvero al risk manager. È inoltre previsto che la funzione antiriciclaggio riferisca direttamente agli organi di vertice.

Ciò posto, è stata sollevata la questione se la responsabilità della funzione antiriciclaggio – ove non si ritenga di costituire una struttura autonoma – possa essere assegnata esclusivamente ai responsabili di altre funzioni di controllo di secondo livello – come espressamente consentito - o anche di funzioni ulteriori, quali quella legale o dell'organizzazione.

Al riguardo, si riportano di seguito alcune precisazioni.

In primo luogo, si conferma che il responsabile antiriciclaggio non può appartenere ad aree operative o essere subordinato a soggetti appartenenti a tali aree. Per aree operative si intendono le aree nelle quali è prevista l'applicazione delle norme antiriciclaggio e quindi si genera un rischio di non conformità alle stesse (tipicamente le aree commerciali o che sono comunque direttamente coinvolte nei rapporti con la clientela). Tale previsione è diretta ad evitare ogni possibile commistione tra funzioni di gestione del rischio e funzioni sottoposte a controllo.

Il responsabile antiriciclaggio può comunque appartenere a strutture diverse da quelle deputate a compiti di controllo, purché "non operative". In ogni caso:

  • il responsabile deve rivestire una posizione all'interno dell'area coerente con i caratteri di autorevolezza e indipendenza che l'incaricato deve possedere;
  • nell'esercizio delle sue funzioni, il responsabile antiriciclaggio riferisce direttamente agli organi di vertice dell'azienda;
  • devono essere approntati adeguati presidi per prevenire i conflitti di interesse attraverso, in particolare, la previsione di flussi informativi separati e dedicati.

Il responsabile antiriciclaggio può ricoprire anche altri incarichi, fatto salvo quanto precede e ove ciò sia coerente rispetto alle caratteristiche dimensionali e operative dell'azienda, in applicazione del principio di proporzionalità.

Tenuto conto della particolare natura della funzione antiriciclaggio, il responsabile può essere inserito nell'area legale, anche laddove a tale area siano assegnati compiti che implichino il contatto con la clientela (es. gestione del contenzioso), ferma restando la necessità che la posizione dallo stesso ricoperta sia tale da conferire autorevolezza al soggetto incaricato della funzione antiriciclaggio. Nel caso si opti per siffatta soluzione organizzativa, andranno adottati gli opportuni presidi volti ad assicurare la separazione della funzione in questione rispetto alle attività che richiedono l'applicazione della normativa antiriciclaggio (es. collocazione del responsabile al di fuori delle strutture a contatto con la clientela, esclusività dell'incarico di responsabile della funzione antiriciclaggio, ecc.).

Esternalizzazione

Il Provvedimento consente ai destinatari di affidare lo svolgimento della funzione antiriciclaggio a soggetti esterni dotati di idonei requisiti in termini di professionalità, autorevolezza e indipendenza.

L'esternalizzazione della funzione non esonera i destinatari dall'obbligo di nominare comunque un responsabile interno antiriciclaggio, con il compito di monitorare le modalità di svolgimento del servizio da parte dell'outsourcer.
Al riguardo, si precisa che, anche in caso di outsourcing della funzione, il responsabile antiriciclaggio interno deve essere in possesso degli specifici requisiti di indipendenza, autorevolezza e professionalità previsti dal Capitolo 2, Sezione I, paragrafo 3 del Provvedimento.

Delegato alla segnalazione delle operazioni sospette

È stato chiesto se, in caso di gruppi articolati e di rilevanti dimensioni, la delega per la segnalazione delle operazioni sospette possa essere attribuita a più soggetti.

Al riguardo, va considerato che il D.Lgs. 231/2007 si limita a individuare il responsabile delle segnalazioni di operazioni sospette nel titolare dell'attività ovvero nel legale rappresentante o in un suo delegato (art. 42, 4 co.).

Le disposizioni in materia di organizzazione, procedure e controlli interni definiscono il ruolo e le caratteristiche del delegato aziendale, con l'indicazione, tra l'altro, dei requisiti che deve possedere la persona cui sia assegnata tale responsabilità.

In caso di gruppi, il provvedimento ammette espressamente la possibilità di strutturare secondo un modello accentrato l'attività di gestione delle segnalazioni di operazioni sospette. In tali ipotesi, va individuato, all'interno del gruppo, un delegato unico al quale i legali rappresentanti delle società del gruppo possono conferire la delega di cui al citato art 42, D.Lgs. n. 231/2007. È previsto anche che, in caso di adozione del modello "accentrato", le società controllate che non abbiano ritenuto di conferire la delega al delegato di gruppo trasmettano a quest'ultimo copia delle segnalazioni inviate alla UIF o archiviate, complete della motivazione di tale decisione.
Ciò posto, si osserva che le disposizioni non escludono che, in caso di gruppi o intermediari di rilevanti dimensioni, possano essere designati più delegati (in numero comunque contenuto), ciascuno competente, ad esempio, in relazione ad una determinata area geografica ovvero tipologia di prodotto o servizio offerto.
In ogni caso, vanno comunque rispettate le seguenti condizioni:

  • a) i criteri di ripartizione delle competenze devono essere univoci e coerenti al fine di evitare incertezze, sovrapposizioni di compiti o lacune;
  • b) una funzione di coordinamento deve assicurare l'omogeneità e la coerenza delle procedure e dei criteri di valutazione utilizzati;
  • c) deve essere garantita un'interlocuzione unitaria con le Autorità;
  • d) il patrimonio informativo aziendale deve essere condiviso da tutti i delegati, a prescindere dalle competenze di ciascuno, per assicurare un pieno utilizzo dei dati disponibili;
  • e) deve essere consentito a ciascun delegato di accedere alle segnalazioni effettuate, archiviate o in corso di valutazione da parte degli altri delegati.

Società fiduciarie

Il Provvedimento Banca d'Italia 10 marzo 2011, nell'individuare i destinatari delle disposizioni organizzative antiriciclaggio, indica - alla lettera i) – le "società fiduciarie di cui all'art. 199 del TUF" (come modificato dal cennato D.Lgs. 141/10). Tale articolo fa riferimento sia alle società fiduciarie disciplinate dalla legge n. 1966 del 1939 sia a quelle che, al ricorrere di taluni requisiti, potranno iscriversi in una sezione separata dell'Albo di cui all'art. 106 TUB, con conseguente vigilanza della Banca d'Italia (art. 199, comma 2 TUF).
Pertanto, si conferma che il Provvedimento in questione trova applicazione nei confronti di entrambe le tipologie di fiduciarie, in linea con quanto previsto dal D.Lgs. 231/2007 (cfr. il combinato disposto dell'art. 7 comma 2 e 11 del Decreto 231).

Link utili

  • Banca d'Italia, "Chiarimenti sulle disposizioni in materia di organizzazione e controlli "antiriciclaggio", 11 luglio 2011, pdf, 120 K, 4 pp.

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